Mettre en place un projet, quel qu’il soit, présente d’importants enjeux pour le fonctionnement et l’évolution d’une entreprise. Une étude publiée en 2019 par Wimi rapporte toutefois que seuls ⅓ des projets sont achevés dans le respect des délais et du budget fixés, leur gestion n’est donc pas à négliger ! Pour qu’il réponde correctement aux objectifs, tout projet doit en effet être mené et encadré par un petit groupe de collaborateurs spécifique et compétent : c’est l’équipe projet.
Constituer une équipe efficace nécessite de passer par différentes étapes afin de désigner un chef de projet compétent et d’identifier les besoins en termes de compétences. Le rôle du manager sera ensuite de veiller au bon déroulement des opérations. Comment constituer et manager une équipe projet efficace ? EVOLUTEAM vous explique tous les enjeux et les avantages liés à ce travail de collaboration spécifique !
Équipe projet : qu’est-ce que c’est ?
Équipe projet : définition
Dédiée à la direction d’un projet précis, l’équipe projet se caractérise par sa durée d’existence limitée dans le temps et par sa dimension transversale. Elle rassemble des professionnels aux compétences variées et complémentaires pour répondre efficacement aux besoins du projet.
Les acteurs du projet
Les membres de l’équipe projet, appelés acteurs et désignés par la direction, consacrent une partie de leur temps de travail à ce projet spécifique. S’ils viennent de services et d’horizons variés, ils sont souvent éloignés géographiquement et amenés par conséquent à travailler en collaboration à distance. Au sein de l’équipe, les acteurs du projet ont chacun un rôle spécifique : le chef de projet, le PMO ( Project Management Officer), etc.
Pourquoi constituer une équipe projet ?
S’il est difficile de faire aboutir un projet, monter une équipe projet a de réels avantages pour une entreprise. L’organisation claire et bien définie qu’offre ce type de collaboration permet en effet de mener le projet efficacement jusqu’à son terme. Le mélange des compétences, des idées, des méthodes et des valeurs qui caractérise cette équipe permet par ailleurs de trouver des solutions concrètes plus facilement afin de répondre efficacement à l’objectif commun.
Constituer une équipe projet est également un excellent moyen de renforcer la motivation et l’implication de vos collaborateurs en les responsabilisant davantage. Les acteurs seront plus autonomes, auront des objectifs concrets et seront valorisés par leur participation active à la réussite du projet.
Équipe projet : comment bien la constituer ?
Pourquoi et comment bien choisir le chef de projet ?
La réussite d’un projet tient dans la capacité de son dirigeant à manager efficacement son équipe. Choisir convenablement un chef de projet demande en ce sens une grande réflexion. Véritable maître d’œuvre, ce professionnel doit avoir de l’expérience, une bonne connaissance des enjeux du projet et de nombreuses qualités de travail : charisme, organisation , rigueur, responsabilité, exigence, etc.
Quels critères pour sélectionner les acteurs du projet ?
Une fois le chef de projet désigné, il aura pour rôle de sélectionner les autres profils de l’équipe en identifiant préalablement les compétences et les effectifs nécessaires à la réalisation du projet. Pour choisir des profils complémentaires, variés et indispensables à la réalisation du projet, les critères à prendre en considération sont :
- leurs compétences ;
- leurs aptitudes ;
- leurs capacités en termes de production ;
- leur motivation.
S’il est important que les acteurs du projet aient des objectifs communs et une bonne entente, leurs affinités personnelles ne doivent toutefois pas être un critère de choix principal. Il est cependant évident que pour arriver à l’aboutissement du projet, les acteurs doivent travailler dans de bonnes conditions : c’est le rôle du manager d’insuffler un esprit d’équipe et de renforcer la cohésion.
Donner un cadre de travail précis à l’équipe projet
Pour que votre équipe projet soit suffisamment soudée et atteigne brillamment ses objectifs, il convient de définir un cadre de travail précis. Il s’agit pour cela de :
- donner les règles de fonctionnement ;
- expliquer les contraintes existantes (budget, matériel, etc.) ;
- rappeler la durée du projet ;
- fixer des objectifs concrets, réalistes et sensés ;
- définir le rôle et les responsabilités de chaque acteur ;
- établir des étapes intermédiaires dans l’avancée du projet ;
- définir les outils de communications à utiliser ;
- partager les documents liés au projet.
Une équipe efficace et correctement constituée devra donc être initiée au travail en groupe, avoir une vue d’ensemble du projet qu’elle s’apprête à mener et une bonne connaissance de ses enjeux.
Les bonnes pratiques d’animation d’une équipe projet
Créer une cohésion d’équipe : le team building
Pour favoriser l’entente au sein de l’équipe projet, le team building (construction d’équipe en français) est la méthode de management idéale. Ce concept désigne l’ensemble des activités proposées par le manager aux employés, ici les acteurs du projet, pour renforcer leurs liens et augmenter leur efficacité et leur productivité au travail. Cela peut par exemple prendre la forme d’une randonnée ou d’un escape game.
Motiver et valoriser les acteurs du projet
Manager une équipe projet nécessite par ailleurs de constamment motiver et valoriser les différents acteurs qui la constituent. Il est important de les féliciter pour le travail accompli et leurs bons résultats. Si l’avancée du projet a du retard, le manager doit être en capacité de rester bienveillant, de maintenir la motivation et de reconnaître les efforts fournis par chacun des collaborateurs.
Mettre en place une communication efficace pour suivre l’avancée du projet
Veiller à l’avancement du projet est essentiel pour manager une équipe efficacement. Il est important pour ce faire de s’appuyer sur des outils de communications performants pour échanger en temps et en heure, mais également d’organiser des réunions collectives et individuelles. Elles permettent de rappeler les objectifs à atteindre, de faire un état des lieux de l’avancée du projet et d‘identifier des difficultés éventuelles, des blocages ou des désaccords au sein de l’équipe. Les échanges faits pendant la réunion permettront de trouver des solutions réactives et efficaces aux problèmes pour ne pas retarder l’aboutissement du projet.
Une bonne communication interne est donc la clé d’une équipe projet motivée, impliquée et travaillant avec un objectif commun !
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