Entre les distractions, la pression et les tâches qui s’accumulent, beaucoup de professionnels rencontrent des difficultés à travailler efficacement tout au long de la journée. Ils se doivent pourtant d’être performants pour atteindre tous les objectifs qu’ils se sont fixés dans les meilleurs délais et garantir le bon fonctionnement de leur entreprise. Être efficace au travail est un enjeu de taille qu’il convient de ne pas négliger !
Pour gagner en efficacité, il est primordial d’être organisé et avoir un bon cadre de travail. Une étude publiée en 2019 par Les Echos révèle en ce sens que la qualité de vie au travail est un facteur déterminant pour l’efficacité au travail de 74% des Français. Comment être organisé et productif dans son entreprise ? EVOLUTEAM vous livre de précieux conseils pour apprendre à travailler plus efficacement !
Qu’est-ce que l’efficacité au travail ?
Efficacité : définition et application au monde du travail
L’efficacité est le caractère de ce qui est efficace, soit la capacité à réaliser un maximum de résultats de qualité et à atteindre ses objectifs dans un temps imparti. Les activités d’une personne efficace sont donc suivies des résultats attendus. L’efficacité consiste également à savoir établir des priorités et se focaliser sur les tâches essentielles.
Dans le monde de l’entreprise, l’efficacité est un critère d’évaluation très largement utilisé par le chef d’entreprise pour ses employés. Pour ce faire, des indicateurs d’efficacité appartenant à la catégorie plus large des KPIs (Key Performance Indicator, ou indicateurs de performance en français) peuvent être mis en place. Ils se réfèrent par exemple au chiffre d’affaires ou au montant des transactions.
Quelle différence entre efficacité, efficience et productivité ?
L’efficacité est un terme à ne pas confondre avec :
- l’efficience qui désigne la capacité à obtenir un maximum de résultats avec le moins de ressources possible. Une personne efficace n’est pas forcément efficiente si elle utilise des ressources disproportionnées pour atteindre ses objectifs. ;
- la productivité qui désigne le rapport entre une production et les ressources déployées pour l’obtenir. Si la productivité se rapporte à la quantité, l’efficacité est, quant à elle, gage de qualité.
6 conseils pour augmenter son efficacité au travail
Comment être organisé et productif dans son travail ? Découvrez quelques méthodes de travail efficaces et réputées pour considérablement accroître l’efficacité des professionnels en entreprise.
Organisez votre espace de travail
Pour travailler plus efficacement, il est important d’avoir un espace de travail organisé et bien rangé. Vos papiers et vos dossiers, y compris ceux de votre ordinateur, doivent être classés et triés pour que vous puissiez facilement vous y retrouver. Ne vous encombrez pas de choses inutiles, gardez à portée de main uniquement les éléments qui seront utiles pour réaliser vos différentes missions. Avec un espace de travail bien organisé, vous augmentez ainsi vos chances d’être efficace dans la réalisation de vos tâches.
Mettez en place une routine
Saviez vous qu’avoir des habitudes permet de gagner en efficacité au travail ? Créer une routine donne en effet la possibilité d’être mieux organisé et d’avoir un état d’esprit positif. Chacun doit donc mettre en place un rituel qui l’aide à se sentir bien !
Pour être dans de bonnes conditions physiques et mentales, il est par exemple conseillé de commencer sa journée par un peu de sport, une promenade ou tout autre activité qui vous détend. Au travail, vous pouvez également améliorer votre efficacité en fixant un créneau horaire pour réaliser une tâche quotidienne tel que le tri de vos mails ou la prospection client.
Planifiez vos tâches efficacement
Planifier et classer les différentes tâches est la clé de l’efficacité au travail ! En établissant un programme d’action quotidien, vous ne serez pas submergé sous une multitude de tâches et vous éviterez toutes les pertes de temps liées à une mauvaise organisation.
Si votre planning est un outil essentiel pour gagner en efficacité, il convient de bien l’optimiser :
- laissez des plages horaires vides afin de réagir efficacement en cas d’urgence et d’imprévu ;
- déterminez le moment de la journée où vous êtes le plus productif afin de réserver ces créneaux horaires aux tâches les plus importantes ou qui demandent davantage de concentration ;
- prenez en compte les temps de pauses dans le planning ;
- déterminez une durée pour la réalisation de chaque tâche afin de ne pas perdre de temps inutilement.
La planification des tâches vous permet ainsi d’avoir des objectifs précis, de booster votre motivation et d’être parfaitement organisé : c’est une méthode de travail très efficace ! Sachez toutefois qu’il est inutile de prévoir un créneau pour réaliser des tâches simples et très rapides tel que passer un appel client : mieux vaut le faire en priorité et ne pas le remettre à plus tard.
Accordez vous des temps de pauses réguliers
Comment être productif, efficace et rester focalisé sur ses tâches tout au long de la journée ? Il convient de faire des pauses régulièrement, environ 10 minutes toutes les deux heures. Il est en effet plus judicieux de respirer un court moment plutôt que de s’acharner à travailler si vous n’y arrivez plus : vous serez bien plus efficace après quelques minutes de repos !
Ne vous dispersez pas dans votre travail
Pour rester efficace dans votre travail, ne vous adonnez pas à plusieurs occupations simultanément ! Nous vous conseillons en ce sens de vous éloigner de toutes sources de distractions telles que le téléphone. Si vous répondez sans cesse à vos SMS, vous ne pourrez pas vous focaliser sur votre travail. De préférence, concentrez vous sur une seule tâche à la fois.
Apprenez à déléguer certaines tâches
Si vous souhaitez vous consacrer pleinement et efficacement aux tâches les plus importantes, n’hésitez pas à déléguer le plus possible à vos employés. Vous leur offrez ainsi davantage de responsabilités et vous diminuez considérablement votre charge de travail en évitant de vous éparpiller.
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