La gestion de projet est au cœur de la stratégie marketing de chaque entreprise. Pourtant, selon une étude internationale PMI’s PULSE of the PROFESSION® réalisée en 2018, le pourcentage moyen des projets voués à l’échec est de 21% pour les entreprises de moins de 5 ans. Pour assurer la réussite de tous ses projets, une entreprise doit veiller à choisir minutieusement ses collaborateurs selon leurs compétences, mais également à les fédérer autour d’une stratégie commune pour l’atteinte des objectifs préétablis. Dans ce contexte, il convient de mener un management bien cadré autour de l’équipe projet en assurant une coopération et une communication infaillible entre tous les acteurs de la mission.
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Qu’est-ce qu’une équipe projet ?
Est appelée équipe projet un groupe de collaborateurs travaillant au sein d’une entreprise pour accomplir des tâches dans le but de remplir un objectif clairement défini en amont. À la différence des activités menées à titre personnel dans la société, un projet se caractérise par un ensemble de missions menées collectivement pour atteindre les objectifs fixés préalablement. Un projet offre en ce sens une opportunité unique de fédérer les différents intervenants de l’entreprise autour d’un seul et unique enjeu : la réussite.
Menée par un chef de projet, l’équipe projet se compose de collaborateurs qui viennent d’horizons parfois différents. Il convient en ce sens d’harmoniser les procédures de gestion du projet et de mener une organisation cadrée où chacun des rôles est clairement défini.
Comment constituer une équipe projet ?
Définir les objectifs du projet
Avant d’envisager de constituer une équipe projet, le chef de projet doit définir des objectifs précis qui devront être remplis par l’ensemble de ses collaborateurs. En ce sens, il convient de considérer le projet dans sa globalité en s’attachant au respect des priorités et du calendrier défini par le client. Un découpage en activités distinctes ou en étapes en seconde instance aidera à accroître la visibilité du projet et à en faciliter son organisation.
Pour délimiter les enjeux d’un projet, le manager s’attachera à déterminer :
- les besoins du client ;
- les compétences nécessaires à la réalisation des tâches et missions ;
- le budget et les ressources à mobiliser pour l’atteinte des objectifs et la mise en œuvre du projet.
Évaluer les compétences des collaborateurs
Une fois les objectifs clairement définis, le chef de projet doit choisir les différents membres qui composeront l’équipe. Deux cas de figure s’offrent alors lui :
- procéder à un recrutement en interne ;
- faire appel à un recrutement en externe.
Toute la performance d’une équipe projet réside dans sa capacité à mobiliser des intervenants aux compétences différentes, mais complémentaires afin de les fédérer autour d’un projet commun. En ce sens, les collaborateurs viennent souvent de services, voire de structures diamétralement opposées, pourvu que les compétences nécessaires à la réussite du projet soient mobilisées au maximum et harmonisées.
Pour assurer un recrutement productif, le chef de projet peut faire appel à une matrice de compétences, outil permettant de mesurer l’expertise et les compétences professionnelles et personnelles, hard skills et soft skills, d’un collaborateur.
Comment manager et motiver une équipe projet et ses acteurs ?
Une fois l’équipe projet constituée, le chef de projet doit maîtriser certains impondérables pour la mener à la réussite.
Adopter une organisation claire
Un grand sens de l’organisation est indispensable à toute gestion de projet. Elle aide les différents intervenants à mesurer leurs rôles et les tâches qui leur incombent. Tout l’intérêt de la segmentation du projet en étapes réside dans la répartition aisée qu’elle offre dans une visée opérationnelle. Pour ce faire, veillez à rappeler régulièrement les objectifs, de manière récurrente et à rappeler les attentes pour chaque service ou collaborateur. Établissez une structure fonctionnelle en assurant un rappel des dates de rendu établies avec le client.
Maintenir un lien entre tous les membres de l’équipe projet
La performance d’une équipe projet se mesure également à sa capacité à interagir aisément. En ce sens, il convient de mettre en place une communication fluide entre tous les acteurs du projet :
- réunions ;
- team building ;
- chat interne ou externe ;
- e-mailing ;
- visioconférence.
Assurer un lien constant entre toutes les parties prenantes du projet garantira une meilleure cohésion d’équipe et offrira un accès facilité aux informations parfois nécessaires à l’avancement du projet. Le chef de projet pourra profiter de ces moments d’échange pour communiquer de façon récurrente sur les résultats collectés durant toute la durée du projet.
Faire preuve d’écoute et d’adaptabilité
Si un bon chef de projet se doit de maîtriser des compétences professionnelles inhérentes à la réussite de ses missions, il doit également assurer un soutien indéfectible à son équipe. Les qualités requises pour être un bon manager ont trait à sa capacité d’écoute, son esprit synthétique, mais également son leadership. Instaurer un climat de confiance et d’entente au sein d’une équipe projet aura pour conséquence d’accroître la coopération et la motivation des collaborateurs et de stimuler leur créativité. Il convient de ne pas omettre d’impliquer vos collaborateurs, en guise de preuve de votre confiance, et de les remercier et féliciter au terme du projet. Une victoire qui se célèbre dans le collectif a bien plus de valeur !
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