La gestion de projet est un des fondements de la réussite d’une stratégie d’entreprise cohérente. Les projets au sein d’une entreprise contribuent à donner un sens concret aux actions qui y sont menées. La gestion de projet vise en ce sens à apporter aux salariés un cadre, matérialisé par la mise en place d’objectifs précis et ciblés. Selon une étude “Pouls of the profession” menée en 2019 dans plusieurs pays anglophones, 89% des professionnels de le gestion de projet ont déclaré avoir mis en place différentes pratiques pour atteindre leurs objectifs.
Bien menée, la gestion de projet garantit un alignement et une collaboration efficace et pertinente entre tous les intervenants. S’il n’existe pas une seule méthode de gestion de projet, il convient de respecter différentes étapes fondamentales pour assurer une exécution et un suivi efficace et pertinent pour l’entreprise.
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Qu’est-ce que la gestion de projet ?
La gestion de projet qualifie les actions et missions menées nécessaires à l’atteinte d’objectifs préétablis. Pour être efficace, elle doit mobiliser :
- des ressources humaines : un chef de projet et ses équipes dédiées ;
- des outils comme des logiciels ou applications ;
- des méthodes de planification ou de découpage du projet : Prince2®, méthode Agile, etc. ;
La gestion de projet a trait à l’organisation, mais également au suivi de l’avancement des actions. Un projet est séquencé en plusieurs missions. Le chef de projet est chargé de coordonner, harmoniser et conduire les différentes tâches pour veiller à la bonne réalisation de chacune des étapes du projet de son démarrage à son achèvement.
Les 5 étapes clés de la gestion de projet
1 – Identifier les objectifs
La première étape pour réussir votre gestion de projet consiste à identifier très clairement les objectifs à atteindre. Un projet induit bien souvent la remise d’un produit ou d’un service appelé “livrable” : il constitue le résultat attendu par le client final. Au sein d’un même projet, il peut être question de plusieurs livrables. D’autres objectifs plus abstraits peuvent être identifiés à l’instar d’une meilleure productivité au sein de l’entreprise ou d’une réorganisation en interne par exemple. Dresser une liste d’objectifs est un impondérable pour que vos équipes prennent la juste mesure de l’impact qu’a leur travail sur la réalisation de ces derniers.
Selon un rapport Asana mené en 2020 dans plusieurs pays anglophones, seuls 26% des travailleurs avouaient comprendre le rôle et les enjeux des tâches qui leur étaient confiées pour atteindre les objectifs préétablis.
2 – Planifier et répartir les tâches
Une fois les bases de votre projet délimitées, préparez un plan de projet qui vous aidera à hiérarchiser les objectifs et les priorités, à établir un budget et à prendre conscience des solutions que l’entreprise peut offrir dans la résolution du besoin. Pour vous aider à y voir plus clair, divisez les projets en différentes étapes. Vous y gagnerez en aisance organisationnelle et limiterez les oublis. Cela permettra également d’accroître la motivation de vos équipes, qui percevront davantage les progrès et réalisations accomplis.
Une vue générale du projet vous aidera à en assurer une meilleure gestion. Matérialisée par un cahier des charges (CDC) qui fixe les modalités d’exécution du projet, elle comprend :
- les parties prenantes du projet ;
- les objectifs à atteindre ;
- les livrables attendus pendant et au terme du projet ;
- les risques et éventuels imprévus ;
- le calendrier des missions et leur date butoir ;
- le coût du projet.
Grâce à cette vue d’ensemble, la mobilisation des différents intervenants et l’attribution des rôles seront plus aisées.
3 – Lancer le projet
Appelée kick off meeting, la réunion de lancement est l’étape phare de toute bonne gestion de projet. Comme son nom l’indique, elle marque le point de départ du projet et matérialise le démarrage de l’exécution du plan préétabli. Le lancement d’un projet est une opportunité de fédérer les équipes autour du projet commun tout en rappelant les objectifs convenus en amont. Une communication transparente est de mise pour rendre compte de la réalité du projet. Ce sera également l’occasion de rappeler à chacun les rôles et missions confiées et procéder aux derniers ajustements. La méthode de gestion de projet choisie pourra aussi être évoquée, ainsi que les échéances programmées.
4 – Suivre l’avancement du projet
Durant l’exécution du projet, il convient d’en vérifier régulièrement le bon déroulement par rapport au planning préétabli, mais également vis-à-vis des ressources matérielles et humaines mobilisées. Pour un bon suivi veillez à :
- collecter les informations ;
- analyser ces données ;
- mettre en place des actions correctives si cela est nécessaire.
Pour ce faire, n’hésitez pas à vous appuyer sur des indicateurs de performances, Key Performance Indicators (KPI). Le meilleur moyen de mesurer le bon déroulement d’un projet et d’en assurer une bonne gestion reste toutefois la mise en place de réunions régulières.
5 – Clôturer et établir un bilan
La dernière étape d’une bonne gestion de projet consiste à clôturer ledit projet. Assurez-vous que tous les livrables ont été finalisés et que les deux parties prenantes en ont été informées. Organisez par la suite une réunion de bilan avec vos collaborateurs pour faire le point sur les réussites, mais également sur les échecs. Utiliser un outil de Retour d’EXpérience (REX) est un moyen pertinent de regarder le projet terminé avec le recul nécessaire et d’en tirer les meilleurs enseignements pour l’avenir. N’oubliez pas de remercier et de valoriser vos équipes pour le travail accompli.
Les bénéfices d’une gestion de projet efficace
Adopter une gestion de projet efficace présente de nombreux avantages pour une entreprise :
- développe les compétences des équipes : gérer un projet de A à Z demande une grande organisation et un esprit de synthèse ;
- renforce l’esprit d’équipe en fédérant les ressources autour d’un objectif commun ;
- accroît la productivité d’une entreprise ;
- renforce la confiance et la satisfaction client ;
- développe une communication fluide et aisée entre les collaborateurs.
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