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La gestion de projet est une discipline qui vise à planifier, organiser, diriger et contrôler les activités d’un projet, qu’il soit informatique, industriel, social ou autre. Mais pour que la gestion de projet soit efficace, il faut aussi prendre en compte un aspect essentiel : la gouvernance de projet.
La gouvernance de projet, c’est l’ensemble des règles, des processus, des rôles et des responsabilités qui permettent de piloter un projet de manière cohérente, transparente et alignée sur le fonctionnement de la stratégie de l’entreprise. C’est un mode de management et d’organisation qui garantit le bon déroulement du projet, le respect du budget, des délais et de la qualité, ainsi que la satisfaction du client.
Définition et éléments clés de la gouvernance de projet
Qu’est-ce que la gouvernance de projet ?
La gouvernance de projet est le cadre qui guide la gestion de projet, avec des règles précises sur la politique, les fonctions, les processus, les rôles et les procédures. Elle fournit un cadre décisionnel logique et robuste dans lequel les décisions relatives au projet sont prises. Ce cadre régit la gestion et le contrôle des projets, programmes et portefeuilles .
Les composantes d’une bonne gouvernance de projet
Selon le PMI® (Project Management Institute), les Nations unies suggèrent qu’il existe huit caractéristiques de la bonne gouvernance :
- Participative : la participation étant primordiale dans le process de pilotage, encore faut-il qu’elle soit organisée et informée.
- Orientée vers le consensus : une médiation est nécessaire pour tenter de faire converger les différents intérêts des différentes parties prenantes.
- Responsable : en général, une organisation doit rendre des comptes à ceux qui seront affectés par ses décisions ou ses actions.
- Transparente : cela signifie que les décisions prises et leur application se font dans le respect des règles et des règlements.
- Réactive : cela implique que les processus et les institutions produisent des résultats qui répondent aux besoins de la société tout en utilisant au mieux les ressources disponibles.
- Efficace et efficiente : cela signifie que les institutions produisent des résultats qui répondent aux besoins de la société tout en utilisant au mieux les ressources disponibles.
Rôles et responsabilités dans la structure de gouvernance
La structure de gouvernance d’un projet définit les fonctions des différents intervenants, ainsi que les instances de pilotage et de contrôle. Elle permet de clarifier les relations entre les acteurs et leur fonctionnement, de définir les niveaux de délégation et d’autorité, et de faciliter la communication et la coordination.
Les principaux rôles et responsabilités dans la structure de gouvernance sont :
- Le sponsor : c’est la personne qui porte la vision stratégique du projet, qui le finance et qui en assure le suivi. Il valide les livrables, les changements et les risques majeurs. Il est le garant de la valeur ajoutée du projet pour l’organisation.
- Le chef de projet : c’est la personne qui planifie, organise, dirige et contrôle les activités du projet. Il est responsable de la réalisation des objectifs du projet, dans le respect du budget, des délais et de la qualité. Il anime les équipes, gère les risques et les changements, et rend compte de l’avancement du projet.
- Les parties prenantes : ce sont les personnes ou les groupes qui ont un intérêt ou une influence sur le projet, qu’ils soient internes ou externes à l’organisation. Ils peuvent être des clients, des fournisseurs, des utilisateurs, des régulateurs, etc. Ils doivent être identifiés, analysés et impliqués tout au long du projet.
- Les instances de gouvernance : ce sont les comités qui assurent le pilotage et le contrôle du projet, à différents niveaux. Ils peuvent être le comité de pilotage (COPIL), le comité de direction (CODIR), le comité de suivi opérationnel (COSOP), le comité des utilisateurs, etc. Ils ont pour devoir de valider les orientations stratégiques, de suivre l’avancement, de gérer les arbitrages, de traiter les escalades, etc.
Les bénéfices d’une gouvernance de projet adéquate
Transparence et responsabilité : les piliers d’une gestion saine
Une bonne gouvernance de projet implique une transparence et une responsabilité de la part de tous les acteurs du projet. La transparence signifie que les informations relatives au projet sont accessibles, partagées et communiquées de manière claire et régulière.
La responsabilité signifie que chaque intervenant assume ses rôles et fonctions, et rend des comptes sur ses actions et ses résultats. Ces deux principes permettent de renforcer la confiance, le respect et la collaboration entre les parties prenantes, et de prévenir les conflits, les malentendus et les dysfonctionnements.
Amélioration de la prise de décision et de la réactivité
Une bonne gouvernance de projet facilite la prise de décision et la réactivité face aux aléas du projet. En effet, elle permet de définir un cadre décisionnel logique et robuste, qui précise qui décide quoi, quand, comment et avec quels critères. Elle permet également de disposer d’un reporting complet et à jour, qui fournit une vision globale et synthétique de l’état d’avancement, des risques, des bénéfices et des enjeux du projet. Ainsi, les décideurs peuvent réagir plus rapidement et plus efficacement, en s’appuyant sur des données fiables et pertinentes.
Alignement stratégique et allocation optimale des ressources
Une bonne gouvernance de projet assure un alignement stratégique et une allocation optimale des ressources. En effet, elle permet de sélectionner et de prioriser les projets en fonction de leur contribution à la stratégie de l’organisation, et de leur valeur ajoutée pour les clients. Elle permet également de gérer le portefeuille de projets de manière cohérente et harmonisée, en optimisant l’utilisation des ressources humaines, financières, matérielles et temporelles. Ainsi, la gouvernance de projet permet de maximiser le retour sur investissement, la performance et la compétitivité de l’organisation.
Mettre en place une gouvernance de projet efficace
Identifiez les parties prenantes et définissez clairement les rôles
La première étape pour mettre en place une gouvernance de projet efficace est d’identifier les parties prenantes, c’est-à-dire les personnes ou les groupes qui ont un intérêt ou une influence sur le projet, qu’ils soient internes ou externes à l’organisation.
Il faut ensuite définir clairement les fonctions et les responsabilités de chaque intervenant, ainsi que les instances de gouvernance, comme le comité de pilotage, le comité de direction, le comité des utilisateurs, etc.
Il faut également préciser les niveaux de délégation et d’autorité, et les modes de communication et de coordination entre les acteurs. Un schéma de gouvernance peut aider à visualiser la structure et les relations entre les parties prenantes.
Établir des processus de communication et de reporting standards
La deuxième étape pour mettre en place une gouvernance de projet efficace est d’établir des process de communication et de reporting standards, qui permettent de partager et de communiquer les informations relatives au projet de manière claire et régulière. Il faut définir les canaux, les fréquences, les formats et les destinataires de la communication et du reporting, en fonction des besoins et des attentes de chaque partie prenante. Il faut également veiller à la qualité, à la fiabilité et à la pertinence des informations transmises, et à leur traçabilité. Un outil de gestion de projet peut faciliter la communication et le reporting, en offrant des fonctionnalités comme le chat, le partage de documents, les tableaux de bord, les indicateurs clés, etc.
Utiliser des outils et pratiques pour renforcer la structure de gouvernance
La troisième étape pour mettre en place une gouvernance de projet efficace est d’utiliser des outils et des pratiques qui renforcent la structure de gouvernance, et qui aident à piloter et à contrôler le projet.
Il faut choisir une méthode de gestion de projet adaptée au contexte, aux objectifs et aux contraintes du projet, qu’elle soit classique, agile ou hybride. Il faut également définir un cycle de vie du projet, qui permet de structurer le projet en différentes phases, et de définir les livrables, les jalons, les revues et les validations à chaque étape. Il faut enfin mettre en place des mécanismes de suivi, de contrôle et d’arbitrage, qui permettent de mesurer l’avancement, de gérer les risques, les changements et les incidents, et de prendre les décisions nécessaires.
La gouvernance de projet est un élément essentiel pour la réussite de vos projets. Elle vous permet de piloter vos projets de manière cohérente, transparente et alignée sur la stratégie de votre organisation. En suivant certaines formations, dont celle sur le PMP du PMI
Elle vous permet également de prendre des décisions éclairées, de réagir aux imprévus et d’optimiser l’utilisation de vos ressources. Pour mettre en place une gouvernance de projet efficace, vous devez identifier les parties prenantes, définir les tâches et les responsabilités, établir des processus de communication et de reporting standards, et utiliser des outils et des pratiques adaptés à votre contexte.
