Formation : Améliorer son organisation pour gagner en efficacité

Soft skills

Cette formation s’adresse à toute personne souhaitant améliorer son organisation et sa gestion du temps afin d’être plus efficace au quotidien dans la réalisation de ses missions.

OBJECTIFS DE LA FORMATION

  • Gérer votre temps et vos priorités
  • S’organiser pour respecter vos objectifs
  • Bien communiquer et savoir s’affirmer
  • Être plus efficace au quotidien et apprendre à s’améliorer en continu

À QUI S’ADRESSE CETTE FORMATION ?

Publics concernés

  • Toute personne souhaitant mieux s’organiser au travail

Prérequis

  • Aucun

MÉTHODES PÉDAGOGIQUES

Plateforme pédagogique : accessible dès 15 jours avant le présentiel et pendant 3 mois

Présentiel/classe virtuelle : alternance de théorie, d’exercices et de mises en situation

EN AMONT DE LA FORMATION : MODULES E-LEARNING

Durée du parcours digital : 60 minutes

  • La gestion du temps
  • La gestion du stress

PROGRAMME DE LA FORMATION

1. Gérer son temps et ses priorités : ce qui est en jeu

  • Prendre du recul sur la gestion et l’organisation du temps de travail
    • La notion de « temps » à travers les époques
    • La perception du temps : une donnée différente selon les personnes, les activités, la motivation
    • Les types d’organisation : cerveau gauche/droit
    • Les 3 composantes de la gestion du temps
  • Identifier les causes et les symptômes d’une gestion du temps non efficiente
    • Toutes les causes d’une mauvaise gestion du temps
      • L’organisation / les moyens techniques / le système de communication / l’efficacité personnelle / des interfaces …
      • Quelles personnes dépendent de moi / que je peux influencer / sur lesquelles je ne peux rien
    • Les conséquences sur l’activité, les résultats, les relations
  • Les pratiques courantes à modifier
    • Connaître les 6 lois de la gestion du temps pour ne pas les subir
      • Focus : la règle des 80/20 dans la mise en œuvre de sa fiche de fonction (loi PARETO), à transformer en 20/80
  • L’organisation du travail : la méthode des petits pas
    • Les caractéristiques d’un objectif bien défini
    • L’importance d’avoir 1 ou 2 indicateurs de résultats clefs « Dans 1 ou 2 mois, j’aurai atteint mon objectif si… »
    • L’organisation des tâches dans le temps
    • L’organisation des revues d’avancement
  • Enrichissement de son Plan de Progrès Individuel

2. S’organiser pour respecter ses objectifs

  • Présentation de la méthode « Time Box »
    • To Do List
    • Matrice d’Eisenhower
    • 3 plans : mensuel / hebdomadaire / journée
      • Finalité / Utilité
      • Mode d’emploi
  • La planification des tâches
    • To Do List
    • Classement des priorités
    • Organisation dans les 3 plans
  • Estimation de l’urgence et de la durée des tâches
    • Calcul des temps – planifier le temps des imprévus
    • Identifier les tâches longues à découper et à estimer
  • Affiner les critères de délais (niveau d’urgence/niveau d’importance)
  • Enrichissement de son Plan de Progrès Individuel

3. Bien communiquer et savoir s’affirmer

  • Gestion des interruptions intempestives
    • En groupe : lister les interruptions auxquelles vous êtes confronté jour après jour
    • Trouver des parades, des moyens d’action et de communication pour les diminuer et les gérer
  • Compréhension des demandes en fonction des contextes
    • Adopter le langage de la précision (tâche, délai, résultat attendu, moyen, jalons, planning, mesure du résultat, feed-back)
    • La méthode 2-20-2-2

Jeu de rôles : utiliser lelangage de la précision pour identifier le sens et le réel degré d’urgence de toute demande

  • Savoir dire non avec assertivité

Jeu de rôles : utiliser une méthode en 4 étapes pour stopper les demandes hors de votre périmètre, ou excessives. Débriefing en groupe et Plan d’action individuel

4. Être plus efficace au quotidien et apprendre à s’améliorer en continu

  • Connaître la courbe des rythmes personnels
    • Identifier les moments d’efficacité et les moments de baisse de forme
    • Adapter les tâches en fonction de son rythme personnel
    • Réviser sa Time Box en prenant en compte ses rythmes personnels
  • Pour s’améliorer en continu : oser donner et demander du feed-back
    • La réunion de feed-back : outil d’amélioration continue
    • Donner du feed-back constructif pour faire évoluer des pratiques collectives
    • Recevoir du feed-back et proposer des actions d’amélioration

5. Plan de progrès individuel (PPI) et clôture de la session

  • Élaborer son PPI : les pépites
  • Les actions à mener à court et moyen terme pour gagner en efficacité
  • Validation des apports par rapport aux attentes
  • Quiz de fin de formation
  • Conclusion et clôture du stage

La pédagogie de cette formation est composée d’une alternance de présentation et de concept théorique à l’aide d’une présentation de type PowerPoint (environ 40%), d’ateliers de mise en pratique basés sur des exercices, des quizz, pour mettre les participants en situation projet (environ 50%) et des retours d’expérience partagés entre chaque participant (environ 10%).

Pendant la formation, le formateur remettra un livret avec les exercices, cas pratiques, quizz. Le support reprenant les concepts clés sera disponible et téléchargeable sur la plateforme LMS.

Les participants peuvent utiliser la plateforme e-learning pendant 3 mois.

Elle se compose de :

  • Module de formation sur les fondamentaux de la gestion de projet
  • Un glossaire de définitions essentielles
  • Des fiches pratiques / fiches outils
  • Des quizz pour vérifier l’appropriation des concepts clés
  • Un forum pour interagir entre eux et avec le formateur
booster

L'essentiel de cette formation

2 jours

Cette formation s’adresse à toute personne souhaitant améliorer son organisation et sa gestion du temps afin d’être plus efficace au quotidien dans la réalisation de ses missions. Grâce à cette formation, vous allez : gérer votre temps et vos priorités, vous organiser pour respecter vos objectifs, bien communiquer et savoir vous affirmer, être plus efficace au quotidien et apprendre à vous améliorer en continu.

4.5/5
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Agenda

Formation : Améliorer son organisation pour gagner en efficacité

Durée : 2 jours

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