Cette formation s’adresse à toute personne souhaitant améliorer son organisation et sa gestion du temps afin d’être plus efficace au quotidien dans la réalisation de ses missions.

OBJECTIFS DE LA FORMATION

• Gérer votre temps et vos priorités
• S’organiser pour respecter vos objectifs
• Bien communiquer et savoir s’affirmer
• Être plus efficace au quotidien et apprendre à s’améliorer en continu

À QUI S’ADRESSE CETTE FORMATION ?

Publics concernés

• Toute personne souhaitant mieux s’organiser au travail

Prérequis

• Aucun

MÉTHODES PÉDAGOGIQUES

Plateforme pédagogique : accessible dès 15 jours avant le présentiel et pendant 3 mois

Présentiel/classe virtuelle : alternance de théorie, d’exercices et de mises en situation

EN AMONT DE LA FORMATION : MODULES E-LEARNING

Durée du parcours digital : 60 minutes

• La gestion du temps
• La gestion du stress

PROGRAMME DE LA FORMATION

1. Gérer son temps et ses priorités : ce qui est en jeu

• Prendre du recul sur la gestion et l’organisation du temps de travail
  • La notion de « temps » à travers les époques
  • La perception du temps : une donnée différente selon les personnes, les activités, la motivation
  • Les types d’organisation : cerveau gauche/droit
  • Les 3 composantes de la gestion du temps
• Identifier les causes et les symptômes d’une gestion du temps non efficiente
  • Toutes les causes d’une mauvaise gestion du temps
    • L’organisation / les moyens techniques / le système de communication / l’efficacité personnelle / des interfaces …
    • Quelles personnes dépendent de moi / que je peux influencer / sur lesquelles je ne peux rien
  • Les conséquences sur l’activité, les résultats, les relations
• Les pratiques courantes à modifier
  • Connaître les 6 lois de la gestion du temps pour ne pas les subir
    • Focus : la règle des 80/20 dans la mise en œuvre de sa fiche de fonction (loi PARETO), à transformer en 20/80
• L’organisation du travail : la méthode des petits pas
  • Les caractéristiques d’un objectif bien défini
  • L’importance d’avoir 1 ou 2 indicateurs de résultats clefs « Dans 1 ou 2 mois, j’aurai atteint mon objectif si… »
  • L’organisation des tâches dans le temps
  • L’organisation des revues d’avancement
• Enrichissement de son Plan de Progrès Individuel

2. S’organiser pour respecter ses objectifs

• Présentation de la méthode « Time Box »
  • To Do List
  • Matrice d’Eisenhower
  • 3 plans : mensuel / hebdomadaire / journée
    • Finalité / Utilité
    • Mode d’emploi
• La planification des tâches
  • To Do List
  • Classement des priorités
  • Organisation dans les 3 plans
• Estimation de l’urgence et de la durée des tâches
  • Calcul des temps – planifier le temps des imprévus
  • Identifier les tâches longues à découper et à estimer
• Affiner les critères de délais (niveau d’urgence/niveau d’importance)
• Enrichissement de son Plan de Progrès Individuel

3. Bien communiquer et savoir s’affirmer

• Gestion des interruptions intempestives
  • En groupe : lister les interruptions auxquelles vous êtes confronté jour après jour
  • Trouver des parades, des moyens d’action et de communication pour les diminuer et les gérer
• Compréhension des demandes en fonction des contextes
  • Adopter le langage de la précision (tâche, délai, résultat attendu, moyen, jalons, planning, mesure du résultat, feed-back)
  • La méthode 2-20-2-2

Jeu de rôles : utiliser lelangage de la précision pour identifier le sens et le réel degré d’urgence de toute demande

• Savoir dire non avec assertivité

Jeu de rôles : utiliser une méthode en 4 étapes pour stopper les demandes hors de votre périmètre, ou excessives. Débriefing en groupe et Plan d’action individuel

4. Être plus efficace au quotidien et apprendre à s’améliorer en continu

• Connaître la courbe des rythmes personnels
  • Identifier les moments d’efficacité et les moments de baisse de forme
  • Adapter les tâches en fonction de son rythme personnel
  • Réviser sa Time Box en prenant en compte ses rythmes personnels
• Pour s’améliorer en continu : oser donner et demander du feed-back
  • La réunion de feed-back : outil d’amélioration continue
  • Donner du feed-back constructif pour faire évoluer des pratiques collectives
  • Recevoir du feed-back et proposer des actions d’amélioration

5. Plan de progrès individuel (PPI) et clôture de la session

• Élaborer son PPI : les pépites
• Les actions à mener à court et moyen terme pour gagner en efficacité
• Validation des apports par rapport aux attentes
• Quiz de fin de formation
• Conclusion et clôture du stage