Comment assurer une intégration réussie des nouveaux collaborateurs en mettant en place un parcours d’onboarding structuré et efficace afin de garantir leur adaptation rapide à l’entreprise tout en répondant aux attentes de montée en compétence sur le poste ?
OBJECTIFS DE LA FORMATION
- Débuter l’onboarding dès l’annonce et l’obtention du poste
- Identifier les actions à mettre en place à l’arrivée d’un nouveau salarié (le triangle humain/administratif/matériel)
- Ne pas décevoir : fournir au nouvel arrivé une expérience à la hauteur du processus de recrutement
- Créer un parcours d’intégration permettant au collaborateur de s’adapter à l’entreprise et au poste
- Suivre l’intégration (rapport d’étonnement, adaptation, etc.)
À QUI S’ADRESSE CETTE FORMATION ?
Publics concernés
- RH en charge de l’accueil et l’intégration en entreprise
Prérequis
- Aucun
SE PREPARER EN AMONT DE LA FORMATION
Accès libre aux ressources préparatoires via la plateforme numérique ”Digital Camp EVOLUTEAM”
- Article : Etude du baromètre RH 2024 sur l’accueil et l’intégration actuels
- Questionnaire : Mes attentes vis-à-vis de cette formation
PROGRAMME DE LA FORMATION
INTRODUCTION
Présentation des participants et auto-positionnement amont
Activité fil rouge : tout au long de la formation, les stagiaires créeront une fresque du onboarding en indiquant les périodes, les actions, les outils et les parties prenantes engagées dans le processus d’accueil d’un nouveau collaborateur. Cette fresque servira d’outil de visualisation macro des meilleures pratiques d’onboarding. Elle sera restituée numériquement aux stagiaires en phase d’acquisition.
Module 1. Débuter l’onboarding dès l’annonce de l’obtention du poste
Donner du sens au onboarding
- Pour l’entreprise : enjeux de fidélisation
- Pour le collaborateur : enjeux motivationnels
- Pour moi : mon rôle de facilitateur
Brainstorming
Intégrer dans le temps les étapes en amont de l’intégration
- Au plus tard 48h après le recrutement,
- Dans la semaine suivant l’accord écrit
- 3 semaines avant l’arrivée du nouveau collaborateur
- 10 jours avant l’arrivée du nouveau collaborateur
- La veille de l’arrivée
Retours d’expérience : mes bonnes pratiques avant l’arrivée d’un collaborateur
Activité fil rouge : compléter la fresque du onboarding
Module 2. Identifier les actions à mettre en place à l’arrivée d’un nouveau salarié (le triangle humain / administratif / matériel)
Anticiper les besoins humains
- Identifier les parties prenantes au onboarding et organiser les rôles : qui fait quoi quand
- Le planning d’intégration de la première semaine
Mapping : les parties prenantes
Atelier / Débat : création d’un programme d’intégration avec un focus sur le 1er jour avec
débat sur qui doit intervenir
Anticiper les obligations administratives
- Rédiger le contrat de travail
- Constituer le dossier individuel
- Les obligations réglementaires à respecter
- Déclaration préalable à l’embauche
- Porter à la connaissance du futur collaborateur l’accord collectif et les règles de sécurité
- Inscription au registre unique du personnel
- Déclaration sociale nominative
- Organiser la visite médicale
Quizz : Questions / Réponses
Anticiper les besoins en matériel
- Recenser les besoins informatiques (matériels et accès IT)
- Recenser les besoins liés au poste de travail
- Cas le plus général
- Cas d’un collaborateur terrain
- Cas d’un collaborateur en télétravail
- Cas d’un collaborateur porteur de handicap
- Recenser les autorisations d’accès aux locaux et services de l’entreprise (badge, parking, restaurant d’entreprise, CE, etc.)
Cas pratiques : exploration de différents cas pratiques en vue de se constituer une liste de questions utiles pour identifier tous les besoins matériels
Activité fil rouge : compléter la fresque du onboarding
Module 3. Ne pas décevoir, fournir au nouvel arrivé une expérience à la hauteur du processus de recrutement
Mener l’entretien d’accueil
- Les sujets à couvrir en tant que RH
- Offrir un cadre rassurant, éléments de communication
- Langage verbal et non verbal
- Langage positif
- Écoute active
Jeux de rôles : expérimenter le cadre de référence et les éléments de communication
Accompagner le manager dans son rôle d’accueil
Retours d’expérience : mes bonnes pratiques
Le livret d’accueil : le guide
Débat : Pourquoi le livret d’accueil est-il utile ?
Les outils digitaux pour faciliter l’onboarding
Retours d’expérience : mes bonnes pratiques
Activité fil rouge : compléter la fresque du onboarding
Module 4. Créer un parcours d’intégration permettant au collaborateur de s’adapter à l’entreprise et au poste
Accompagner le manager dans la conception d’un parcours d’intégration
- Définir les objectifs du parcours d’intégration
- La temporalité du parcours d’intégration
- Personnaliser un parcours d’intégration ; quels sont les critères à prendre en compte
- Donner du sens en impliquant le nouveau collaborateur dans la construction de son parcours d’intégration
- Identifier les besoins de formation
Désigner des personnes référentes
- Affecter un tuteur
- Choisir un référent (parrain, marraine…)
Activité fil rouge : compléter la fresque du onboarding
Module 5. Suivre l’intégration (rapport d’étonnement, adaptation, etc.)
Les points d’intégration pour évaluer les compétences, l’intégration et la motivation du collaborateur – outils manager
- Comment créer une grille d’évaluation objective
- Organiser les points d’intégration dans le temps et les restitutions
- Mise en situation : évaluer
- La période d’essai
- Enjeux et repères
- Une opportunité pour célébrer la montée en compétences du collaborateur et confirmer la volonté d’un projet commun
Le bilan de l’intégration avant la fin de la période d’essai
- Bilan manager
- Bilan collaborateur
Mise en situation : objectiver sa décision
Le rapport d’étonnement
- Quand le demander ?
- Les éléments à recueillir
Retours d’expérience : mes bonnes pratiques
Activité fil rouge : compléter la fresque du onboarding
La période d’essai
- Enjeux et repères
- Une opportunité pour célébrer la montée en compétences du collaborateur et confirmer la volonté d’un projet commun
Le bilan de l’intégration avant la fin de la période d’essai
- Bilan manager
- Bilan collaborateur
Mise en situation : objectiver sa décision
Le rapport d’étonnement
- Quand le demander ?
- Les éléments à recueillir
Retours d’expérience : mes bonnes pratiques
Activité fil rouge : compléter la fresque du onboarding
CONCLUSION
- Evaluer sa progression : auto-positionnement aval
- Se challenger au moyen d’objectifs à réaliser sous 3 mois
- Questionnaire de satisfaction à chaud
