À la suite notamment du contexte sanitaire de ces dernières années, le télétravail est une pratique qui a tendance à augmenter dans notre société. D’après une étude réalisée par l’INSEE (Institut National de la Statistique et des Études Économiques) le 9 mars 2022, 22% des salariés en France ont télétravaillé chaque semaine de l’année 2021. Si le télétravail n’a pas d’impact notable sur la productivité des équipes, il s’agit cependant d’une pratique radicalement différente de celle qui était en place jusque-là dans la plupart des entreprises.
La distance représente pour le manager une contrainte supplémentaire qui rend sa tâche plus complexe. Comment concilier de façon satisfaisante télétravail et management efficace ? EVOLUTEAM vous livre les clefs pour y voir plus clair.
Construire une équipe de télétravail sur-mesure
Le rapport des uns et des autres au télétravail n’est pas le même et certains seront plus adaptés à ce mode de fonctionnement que d’autres. Si vous en avez la possibilité, accordez davantage de jours de télétravail aux collaborateurs qui s’en accommodent le mieux. Certaines qualités, primordiales pour constituer une équipe de travail efficace, sont encore plus importantes lorsqu’il s’agit de télétravail. Parmi ces atouts, on compte :
- la fiabilité : le télétravail implique davantage d’autonomie pour vos collaborateurs et ils doivent donc être capables de remplir leurs tâches malgré un contrôle moins direct ;
- la motivation : tous vos collaborateurs n’ont pas la même tolérance par rapport au travail en solitaire, qui comporte ses difficultés. Il faut vous assurer qu’ils soient suffisamment motivés pour tenir ce rythme particulier ;
- l’indépendance : certains collaborateurs ont davantage besoin d’un support direct et fréquent dans l’exercice de leur métier. Le télétravail semble donc moins indiqué pour eux ;
- la capacité à communiquer, qui doit être particulièrement élevée en contexte de télétravail à cause de l’éloignement physique des différents membres de l’équipe. Au sein d’une équipe en présentiel, la communication se fait de façon naturelle, mais en télétravail vos collaborateurs doivent avoir le réflexe de tenir informés leurs collègues et leur manager des données importantes relatives à leurs missions.
Les missions du manager à distance
Instaurer un climat de confiance dans l’équipe
La confiance est le ciment qui va assurer la cohésion d’une équipe. Dans un contexte de télétravail, avoir confiance en ses collaborateurs peut se révéler plus difficile à cause de l’éloignement physique. C’est le rôle du manager de s’assurer que chaque personne fait confiance au reste de l’équipe. De son côté, il doit aussi apprendre à accorder davantage sa confiance à des collaborateurs qu’il n’a pas sous les yeux et qu’il peut moins surveiller qu’en présentiel. Les collaborateurs doivent se fier les uns aux autres ainsi qu’à leur manager afin de faire naître un véritable esprit d’équipe.
Assurer la bonne organisation de l’équipe
La séparation des membres de l’équipe peut aussi avoir des répercussions sur l’organisation générale. Il est du ressort du manager de donner à chacun des directives claires et de s’assurer que tous les collaborateurs soient au courant de la progression du projet commun. Si chaque membre de l’équipe sait exactement la place qu’il occupe dans la réalisation des objectifs, tout comme celle de ses collègues, le travail se fera de façon plus intelligente.
Dans l’idéal, le manager à distance devra tendre vers cet objectif sans pour autant être dans une logique de sur-contrôle vis-à-vis de ses collaborateurs.
Maintenir une motivation élevée chez ses collaborateurs
Travailler seul chez soi peut entraîner une perte de motivation chez certains collaborateurs : le contact humain est fortement réduit, la gestion du temps de travail est parfois plus ardue et les directives peuvent sembler dépourvues de sens. De plus, certains collaborateurs peuvent rencontrer des difficultés à équilibrer vie professionnelle et vie personnelle. C’est au manager de s’assurer que la motivation de ses collaborateurs demeure intacte, notamment en renouvelant leur sentiment d’appartenance à l’équipe.
Comment manager une équipe virtuelle ?
Mettre en place des règles concernant le télétravail
Afin de vous assurer que l’ensemble de votre équipe parte sur des bases saines de télétravail, faites quelques rappels sur la façon dont vous entendez que les choses soient faites, notamment concernant :
- les heures de travail et les plages horaires de présence en ligne, si les collaborateurs n’ont pas d’horaires flexibles ;
- les horaires des réunions ;
- les outils à utiliser pour l’organisation et la communication ;
- ce que vous tolérez pendant le travail et ce qui est interdit ;
- les tâches qui sont prioritaires par rapport à d’autres ;
- les cas particuliers nécessitant que l’on vous avertisse, sans oublier de préciser la façon dont on doit vous contacter en cas de problème.
Assurez vous que chacun respecte ces règles, et traitez tous vos collaborateurs de la même façon, notamment si vous êtes amené à formuler des remontrances ou à prendre des sanctions. Enfin, efforcez vous de respecter vous-même vos propres règles !
Donnez vous les moyens de maintenir une organisation rigoureuse
Pour maintenir une productivité optimale malgré la dispersion physique de son équipe, le manager doit faciliter plus que jamais la collaboration des différents membres. Il peut dans ce but mettre à leur disposition certains outils numériques, comme un agenda partagé en ligne, un logiciel de gestion de projet et de partage de documents, sans oublier d’organiser des visioconférences lorsque c’est nécessaire.
Rappeler les objectifs fixés et les découper en tâches intermédiaires réparties sur des périodes plus courtes vous aidera à garder un œil sur l’activité de vos collaborateurs tout en leur permettant de s’y retrouver plus facilement dans l’avancée du projet.
Assurez une bonne communication avec l’équipe
Dans des conditions de travail habituelles, la communication entre les membres de l’équipe et leur manager revêt déjà une grande importance. En télétravail, celle-ci est décuplée ! C’est au manager de contacter plus souvent ses collaborateurs pour s’assurer que tout se passe bien, pour détecter les cas d’isolement anormaux, prendre des nouvelles, etc. Les outils de messagerie instantanée permettent à votre équipe d’échanger les informations rapidement, mais encore faut-il que chacun pense à relayer les informations importantes au bon moment.
De même, prévoir un autre canal de communication pour des échanges moins officiels permettra de conserver une ambiance de détente et de favoriser la cohésion de l’équipe.
Enfin, n’hésitez pas à conserver des moments réguliers de rencontre physique pour votre équipe. Réunion de lancement de projet, déjeuner, jour de travail en présentiel pour tout le monde, etc. : tous les prétextes sont bons !
Le télétravail n’est pas un obstacle au bon fonctionnement d’une équipe, mais il demande à tous certains ajustements, notamment de la part du manager. Pour en savoir davantage sur comment gérer vos équipes, suivez notre formation pour apprendre à manager à distance !
