La période de fin ou de début d’année est traditionnellement marquée dans le milieu de l’entreprise par l’arrivée des entretiens individuels annuels. Bien qu’il ne soit pas obligatoire, cet outil de management est utilisé dans la majorité des entreprises : 86% d’entre elles confient y avoir eu recours, d’après une infographie de Zest parue en juin 2019. L’entretien individuel annuel représente un moment privilégié de dialogue entre le manager et le collaborateur et comporte de nombreux enjeux pour garantir la poursuite d’une collaboration efficace. Sa préparation est en ce sens à ne pas négliger pour garantir la pertinence de cet exercice bilatéral.
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Les enjeux de l’entretien individuel annuel
Définition et cadre de l’entretien individuel annuel
Également appelé “EAA” (entretien annuel d’appréciation), l’entretien individuel annuel a pour but de faire le bilan des performances du collaborateur dans l’entreprise durant l’année écoulée et de dresser une liste d’objectifs à atteindre pour celle qui commence. L’entretien individuel repose sur une initiative de l’employeur. Le collaborateur est, quant à lui, tenu de se rendre à l’entretien.
Quelle est l’utilité de l’entretien annuel ?
Lors de cette entrevue formelle, le manager et le collaborateur prennent le temps de dresser un bilan sur les réussites, les revers, mais également les perspectives d’amélioration. S’il n’existe pas de cadre codifié pour cet échange, certains outils peuvent être mobilisés pour l’encadrer, comme une grille d’entretien. A la fin de l’entretien l’employeur rédige un compte-rendu qu’il remet au salarié.
Le début d’année est la période privilégiée pour le déroulement de l’entretien individuel annuel pour une raison pratique : il vaut mieux avoir échangé avec les collaborateurs en amont de la préparation des budgets de formation et de recrutement.
Comment préparer un entretien individuel annuel ?
Avant l’entretien individuel annuel
En premier lieu, il convient d’annoncer au collaborateur qu’il passera un entretien individuel au minimum quinze jours à l’avance et d’en informer le CSE (conseil social et économique).
Avant l’entretien, remémorez vous certains éléments-clefs :
- les synthèses des différents entretiens que le collaborateur a passés dans l’entreprise ;
- le descriptif de son poste matérialisé par une fiche de poste ;
- les différentes formations professionnelles auxquelles il a eu droit.
Il est préférable de prévoir un créneau horaire large, d’au moins une heure et demie, et de privilégier un lieu à l’écart : l’échange doit rester confidentiel.
Quels sont les sujets abordés durant l’entretien individuel annuel ?
L’entretien individuel annuel représente une opportunité bilatérale pour employeur et collaborateur de réaliser un point sur diverses thématiques comme :
- les compétences professionnelles et personnelles du collaborateur (hard skills, soft skills), en distinguant points forts et points à améliorer ;
- les missions confiées, en déterminant si leurs objectifs ont été atteints ou non ;
- les performances du collaborateur ;
- les relations professionnelles entretenues au sein de l’entreprise ;
- les perspectives d’évolution du collaborateur.
Cet entretien est aussi une opportunité pour le collaborateur l’occasion d’exprimer ses attentes, ses difficultés et, s’il le souhaite, de solliciter une augmentation de salaire. En prévision de ce dernier point, il est essentiel d’avoir en tête le chiffre précis de l’augmentation que l’entreprise entend allouer pour le poste employé par le collaborateur.
Quelques questions types à poser lors de l’entretien individuel annuel
Bien que l’entretien individuel annuel n’ait pas nécessairement de forme préétablie, il est judicieux de préparer certaines questions que vous serez amené à poser pour y apposer un cadre, comme :
- Estimez vous avoir atteint vos objectifs ? C’est le moment de confronter les différentes visions face à l’année qui vient de s’achever et les bilans qu’y en sont faits ;
- Comment expliquez vous les éventuelles difficultés rencontrées ? L’objectif n’est pas de mettre votre interlocuteur en porte-à-faux, mais de savoir exactement ce qu’il en retient et de l’accompagner au mieux pour l’aider à tirer les enseignements de cet insuccès ;
- Comment voyez vous votre évolution dans l’entreprise ? Il est important pour l’entreprise de savoir comment se projette l’employé dans l’avenir. Est-il satisfait de son poste ? A-t-il des revendications à faire entendre et sont-elles recevables ? Soyez prêt à parler de reconversion, de bilan de compétences, de formation, etc.
Bien mener un entretien individuel annuel
Déroulement de l’entretien individuel annuel
Commencez par rappeler à votre interlocuteur que votre échange restera confidentiel : seuls les services des ressources humaines seront tenus au courant du contenu abordé. Il est préférable d’inviter le collaborateur à amorcer l’entretien et à dresser lui-même le bilan de l’année écoulée : vous verrez ainsi si certains points lui ont ou vous ont échappés. Faites ensuite votre propre résumé de l’année et confrontez les éléments qui pourraient diverger entre les deux parties prenantes.
Au moment de définir des objectifs pour l’année à venir, pensez à la méthode SMART : c’est une bonne façon de délimiter des objectifs clairs, réalisables, mais ambitieux. Enfin, il vous faut rédiger un compte-rendu final que vous remettrez au service des ressources humaines ainsi qu’au collaborateur, qui l’aura signé au préalable.
Adopter l’attitude adéquate
En plus de la préparation que vous aurez faite en amont, votre attitude lors de l’entretien influera particulièrement sur le bon déroulé de celui-ci. Soyez professionnel et factuel sans vous montrer trop autoritaire. Lorsque votre interlocuteur vous fait part de son point de vue, restez attentif et positif. La communication non verbale est d’une importance décisive lors d’une entrevue. L’effet de vos paroles pourrait être perçu totalement différemment selon que vous croisiez les bras, que vous souriiez à votre interlocuteur ou que vous le regardiez dans les yeux. De même, si vous avez une remarque à faire sur un sujet qui vous semble problématique, veillez à la formuler avec courtoisie, sans faire intervenir vos émotions.
L’entretien individuel annuel ne saurait être en aucun cas le moment de dire ses “quatre vérités” à un collaborateur.
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