Formation : Optimiser son travail à distance

Soft skills

Cette formation s’adresse à toute personne souhaitant optimiser son travail à distance et contribuer avec efficience au travail collectif.

OBJECTIFS DE LA FORMATION

  • Maîtriser les fonctionnalités essentielles des outils de communication existants et de partage, notamment pour travailler simultanément à plusieurs
  • Piloter et collaborer/travailler ensemble pour obtenir des résultats
  • Animer des réunions et séances de travail à distance
  • Collaborer, au sein d’une communauté de travail, avec ses collègues et son manager

À QUI S’ADRESSE CETTE FORMATION ?

Publics concernés

  • Tout collaborateur qui exerce son activité/ses missions tout ou partie à distance ; toute personne souhaitant gagner en efficacité dans la collaboration à distance

Prérequis

  • Aucun

EN AMONT DE LA FORMATION : MODULES E-LEARNING

Durée du parcours digital: 30 minutes

  • La gestion de la communication

PROGRAMME DE LA FORMATION

1. Les outils de communication pour travailler et collaborer À distance

Panorama des outils digitaux pour collaborer, communiquer, créer et suivre ses tâches

  • Présentation de chaque outil en fonction des objectifs (communiquer à distance, collaborer à distance, partager de l’information, co-construire, se réunir, piloter, suivre un projet, animer un atelier…)
  • Avantages et inconvénients
  • Partage des bonnes pratiques (Rex)

Autodiagnostic

  • Les outils dont je dispose et mon niveau de maîtrise
  • Les outils qu’il serait utile d’ajouter
  • Les outils qui semblent en trop/à mon besoin

Formaliser des objectifs d’amélioration / des actions à mener

2. Piloter et collaborer À distance pour obtenir des résultats

Positionner sa mission et son rôle pour agir avec pertinence et efficacité au sein de l’équipe

  • Qu’attend votre équipe de vous ? Qu’attendez-vous d’elle et du pilote ?

Exploration des champs : organisation & pilotage, production & delivery, communication & leadership, Relation et régulation

  • Rôles, missions et postures associées du pilote d’équipe et des membres de l’équipe

Auto-positionnement : mes points forts / à améliorer dans les activités de pilotage et de collaboration en équipe

Définir les rôles et responsabilités dans une équipe

  • Fiche outil : la matrice RACI
  • Avantages et limites
  • Domaines d’application

Identifier les ressorts du fonctionnement d’un groupe pour renforcer sa cohésion et son efficacité

  • La théorie FIRO de William Schutz
  • Inclusion – Contrôle – Affectivité

Enrichissement de son Plan de Progrès individuel

3. Animer des réunions et des séances de travail à distance

La préparation et la communication

  • La préparation et l’organisation en amont, la durée, les rôles dans l’animation (animateur, time keeper, scribe…)
  • L’élaboration des supports d’animation : spécificités des visuels à distance, les temps de pause, de questions-réponses, les outils visuels (nuage de mots, sondages, quiz …)
  • La communication de l’agenda et du lien digital
  • La sécurisation technique / le plan B

L’animation de l’atelier

  • La posture de l’animateur en distanciel : les points clefs à intégrer en distanciel
  • Les outils clefs (inclusion: brise-glace, règles du jeu, code visuel / rythme de croisière : arbitre, time keeper, dynamiseur, accoucheur…/ clôture : synthèse, tour de table / prochaines étapes / remerciements
  • Les trucs astuces et les pièges à éviter en distanciel

4. Collaborer, au sein d’une communauté de travail, avec ses collègues et son manager

Définir les qualités relationnelles attendues et à développer dans sa posture d’équipier

  • Respect
  • Bienveillance
  • Entraide mutuelle
  • Écoute

Adapter sa communication dans le travail à distance

  • Communication non verbale et image de soi (le langage du corps, les expressions, la tenue vestimentaire…)
  • Utiliser les bons canaux de communication en fonction du message et de la qualité de la relation
  • Communication verbale (le langage de la précision, la factualisation, la reformulation)

Organiser le travail

  • Aménager son espace de travail à distance (cadre, outils, ergonomie, posture)
  • Planifier sa journée : temps de travail, pauses, équilibre pro/perso
  • Utiliser les outils techniques d’organisation à distance (ex. : équipe collaborative/dossier partagé, planning projet partagé/rappel messagerie…)
  • Découvrir quelques techniques de remise en forme pour chaque moment de la journée

Nourrir les liens sociaux

  • Les rencontres informelles et de convivialité à distance
  • Les signes de reconnaissance et le feed-back

Développer son autonomie (empowerment)

  • Intégrer le cycle de l’autonomie (dépendance, contre-dépendance, indépendance, interdépendance) et savoir se situer pour progresser
  • Donner du sens à son travail, développer la reconnaissance personnelle
  • Savoir demander (des précisions sur les attendus/objectifs, des moyens, des signes de reconnaissance)
  • Oser proposer des feed-backs, des améliorations, des orientations

5. Plan de progrès individuel (PPI) et clôture de la session

  • Élaborer son PPI : les pépites
  • Validation des apports par rapport aux attentes
  • Quiz de fin de formation
  • Conclusion et clôture du stage

La pédagogie de cette formation est composée d’une alternance de présentation et de concept théorique à l’aide d’une présentation de type PowerPoint (environ 40%), d’ateliers de mise en pratique basés sur des exercices, des quizz, pour mettre les participants en situation projet (environ 50%) et des retours d’expérience partagés entre chaque participant (environ 10%).

Pendant la formation, le formateur remettra un livret avec les exercices, cas pratiques, quizz. Le support reprenant les concepts clés sera disponible et téléchargeable sur la plateforme LMS.

Les participants peuvent utiliser la plateforme e-learning pendant 3 mois.

Elle se compose de :

  • Module de formation sur les fondamentaux de la gestion de projet
  • Un glossaire de définitions essentielles
  • Des fiches pratiques / fiches outils
  • Des quizz pour vérifier l’appropriation des concepts clés
  • Un forum pour interagir entre eux et avec le formateur
booster

L'essentiel de cette formation

1 jour

Cette formation s’adresse à toute personne souhaitant optimiser son travail à distance et contribuer avec efficience au travail collectif.
Grâce à cette formation, vous allez : maîtriser les fonctionnalités essentielles des outils de communication existants et de partage, notamment pour travailler simultanément à plusieurs, piloter et collaborer/travailler ensemble pour obtenir des résultats, animer des réunions et séances de travail à distance et collaborer, au sein d’une communauté de travail, avec ses collègues et son manager

Agenda

Formation : Optimiser son travail à distance

Durée : 1 jour

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