Cette formation s’adresse à toute personne souhaitant optimiser son travail à distance et contribuer avec efficience au travail collectif.

OBJECTIFS DE LA FORMATION

• Maîtriser les fonctionnalités essentielles des outils de communication existants et de partage, notamment pour travailler simultanément à plusieurs
• Piloter et collaborer/travailler ensemble pour obtenir des résultats
• Animer des réunions et séances de travail à distance
• Collaborer, au sein d’une communauté de travail, avec ses collègues et son manager

À QUI S’ADRESSE CETTE FORMATION ?

Publics concernés

• Tout collaborateur qui exerce son activité/ses missions tout ou partie à distance ; toute personne souhaitant gagner en efficacité dans la collaboration à distance

Prérequis

• Aucun

EN AMONT DE LA FORMATION : MODULES E-LEARNING

Durée du parcours digital: 30 minutes

• La gestion de la communication

PROGRAMME DE LA FORMATION

1. Les outils de communication pour travailler et collaborer À distance

Panorama des outils digitaux pour collaborer, communiquer, créer et suivre ses tâches

• Présentation de chaque outil en fonction des objectifs (communiquer à distance, collaborer à distance, partager de l’information, co-construire, se réunir, piloter, suivre un projet, animer un atelier…)
• Avantages et inconvénients
• Partage des bonnes pratiques (Rex)

Autodiagnostic

• Les outils dont je dispose et mon niveau de maîtrise
• Les outils qu’il serait utile d’ajouter
• Les outils qui semblent en trop/à mon besoin

Formaliser des objectifs d’amélioration / des actions à mener

2. Piloter et collaborer À distance pour obtenir des résultats

Positionner sa mission et son rôle pour agir avec pertinence et efficacité au sein de l’équipe

• Qu’attend votre équipe de vous ? Qu’attendez-vous d’elle et du pilote ?

Exploration des champs : organisation & pilotage, production & delivery, communication & leadership, Relation et régulation

• Rôles, missions et postures associées du pilote d’équipe et des membres de l’équipe

Auto-positionnement : mes points forts / à améliorer dans les activités de pilotage et de collaboration en équipe

Définir les rôles et responsabilités dans une équipe

• Fiche outil : la matrice RACI
• Avantages et limites
• Domaines d’application

Identifier les ressorts du fonctionnement d’un groupe pour renforcer sa cohésion et son efficacité

• La théorie FIRO de William Schutz
• Inclusion – Contrôle – Affectivité

Enrichissement de son Plan de Progrès individuel

3. Animer des réunions et des séances de travail à distance

La préparation et la communication

• La préparation et l’organisation en amont, la durée, les rôles dans l’animation (animateur, time keeper, scribe…)
• L’élaboration des supports d’animation : spécificités des visuels à distance, les temps de pause, de questions-réponses, les outils visuels (nuage de mots, sondages, quiz …)
• La communication de l’agenda et du lien digital
• La sécurisation technique / le plan B

L’animation de l’atelier

• La posture de l’animateur en distanciel : les points clefs à intégrer en distanciel
• Les outils clefs (inclusion: brise-glace, règles du jeu, code visuel / rythme de croisière : arbitre, time keeper, dynamiseur, accoucheur…/ clôture : synthèse, tour de table / prochaines étapes / remerciements
• Les trucs astuces et les pièges à éviter en distanciel

4. Collaborer, au sein d’une communauté de travail, avec ses collègues et son manager

Définir les qualités relationnelles attendues et à développer dans sa posture d’équipier

• Respect
• Bienveillance
• Entraide mutuelle
• Écoute

Adapter sa communication dans le travail à distance

• Communication non verbale et image de soi (le langage du corps, les expressions, la tenue vestimentaire…)
• Utiliser les bons canaux de communication en fonction du message et de la qualité de la relation
• Communication verbale (le langage de la précision, la factualisation, la reformulation)

Organiser le travail

• Aménager son espace de travail à distance (cadre, outils, ergonomie, posture)
• Planifier sa journée : temps de travail, pauses, équilibre pro/perso
• Utiliser les outils techniques d’organisation à distance (ex. : équipe collaborative/dossier partagé, planning projet partagé/rappel messagerie…)
• Découvrir quelques techniques de remise en forme pour chaque moment de la journée

Nourrir les liens sociaux

• Les rencontres informelles et de convivialité à distance
• Les signes de reconnaissance et le feed-back

Développer son autonomie (empowerment)

• Intégrer le cycle de l’autonomie (dépendance, contre-dépendance, indépendance, interdépendance) et savoir se situer pour progresser
• Donner du sens à son travail, développer la reconnaissance personnelle
• Savoir demander (des précisions sur les attendus/objectifs, des moyens, des signes de reconnaissance)
• Oser proposer des feed-backs, des améliorations, des orientations

5. Plan de progrès individuel (PPI) et clôture de la session

• Élaborer son PPI : les pépites
• Validation des apports par rapport aux attentes
• Quiz de fin de formation
• Conclusion et clôture du stage